i-net CoWork

1 Einführung

i-net CoWork ist eine selbst gehostete Plattform der 1996 gegründeten i-net software GmbH für Team-Chat, Sprach- und Videoanrufe, Bildschirmfreigabe und Meeting-Räume. Sie betreiben den Server selbst, on-premises oder in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung, sodass die Kommunikationsdaten unter Ihrer Kontrolle bleiben. Alle Lizenzen erlauben unbegrenzt viele Benutzer ohne Kosten pro Benutzer, Sprach- und Videoanrufe sowie Meeting-Räume sind ohne Aufpreis enthalten, die Anmeldung erfolgt über Active Directory, LDAP oder Single Sign-On, und die Testversion ist 90 Tage kostenlos.

1.1 Über i-net CoWork

Viele Unternehmen setzen für die Teamkommunikation auf externe Plattformen, die Daten auf fremden Servern verarbeiten und damit datenschutzrechtliche Bedenken aufwerfen. i-net CoWork ist als selbst gehostete Alternative entstanden, die einen DSGVO-konformen Betrieb unterstützt: Alle Kommunikationsdaten der Kernplattform bleiben in Ihrer eigenen Infrastruktur. Wenn Sie optionale KI- oder Transkriptionsfunktionen mit externen Anbietern nutzen, können die dafür übermittelten Inhalte dort verarbeitet werden. Diese datenschutzorientierte Architektur macht die Lösung besonders wertvoll für:

• Regulierte Branchen: Finanzdienstleister, Gesundheitswesen und Behörden, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllen müssen
• Datenschutzbewusste Unternehmen: Organisationen, die maximale Kontrolle über ihre Kommunikationsdaten benötigen
• Hybride Arbeitsmodelle: Teams, die sowohl remote als auch vor Ort arbeiten und eine einheitliche Kommunikationsplattform benötigen
• Bestehende IT-Infrastrukturen: Unternehmen mit etablierten Authentifizierungssystemen wie Active Directory oder LDAP

Über Chat und Anrufe hinaus bietet i-net CoWork eine optionale KI-Integration mit Assistenten direkt im Chat, die Aufgabenplanung für wiederkehrende Workflows und Dashboards mit persönlichen Übersichtsseiten, CoWork-spezifischen Widgets (z. B. Nachrichtenaktivität und Speicher) und üblichen Systemkennzahlen.

2 Anwendungsfälle

2.1 Teamkommunikation und Zusammenarbeit

i-net CoWork eignet sich besonders für Unternehmen mit hohem Kommunikationsbedarf:

• Interne Teamkommunikation: Abstimmung zwischen Abteilungen und Projektteams in gemeinsamen Kanälen
• Projektmanagement: Zentrale Kommunikationsplattform für Projektkoordination und Statusmeldungen
• Wissensaustausch: Dokumentation und Weitergabe von Informationen in strukturierten Kanälen
• Schnelle Entscheidungsfindung: Direkte Kommunikation und Abstimmung in Echtzeit

2.2 Mobiles Arbeiten und hybride Arbeitsmodelle

Für verteilte Teams bietet i-net CoWork:

• Virtuelle Büros: Eine digitale Arbeitsumgebung für Teams, die nicht am selben Ort arbeiten
• Flexible Zusammenarbeit: Dieselben Kanäle und Anrufe im Büro, im Homeoffice und unterwegs
• Besprechungen: Videokonferenzen ohne externe Werkzeuge
• Teamgefühl: Aufrechterhaltung der sozialen Verbindungen in verteilten Teams

2.3 Vertrauliche Kommunikation

Für Organisationen, deren Kommunikation das eigene Netzwerk nicht verlassen soll:

• Finanzdienstleister: Interne Abstimmung auf eigener Infrastruktur
• Gesundheitswesen: Kommunikation über sensible Daten in einer selbst gehosteten Umgebung
• Behörden und öffentliche Verwaltung: Betrieb im eigenen Rechenzentrum, ohne Datenverarbeitung bei Dritten für die Kernplattform
• Rechtsanwaltskanzleien: Vertrauliche Kommunikation mit Mandanten über Meeting-Räume mit Gastzugang

3 Funktionen

3.1 Grundlegende Kommunikationsfunktionen

3.1.1 Text-Chat und Direktnachrichten

i-net CoWork vereint Text-Chat, Sprach- und Videoanrufe sowie Bildschirmfreigabe in einer Plattform, ohne zusätzliche Software oder aufwendige Konfiguration.

Das Chatten in Teams und Kanälen bildet das Herzstück der Anwendung. Teams können frei konfiguriert und berechtigungsgesteuert Benutzern in der Anwendung bereitgestellt werden. Mit einer leichtgewichtigen Benutzeroberfläche ermöglicht i-net CoWork Sprachanrufe und Text-Chat in denselben Kanälen ohne zusätzliche Clients. Dateien lassen sich direkt im Chat teilen. Markierte Nachrichten und direkt verlinkbare Nachrichten-IDs erleichtern das Wiederfinden und Teilen von Gesprächsinhalten; die Suchfunktion findet gezielt Nachrichten in Kanälen. Wiederverwendbare Statusvorlagen machen häufig genutzte Statusmeldungen schnell verfügbar.

Direktnachrichten zwischen einzelnen Benutzern außerhalb von Teams und Kanälen funktionieren wie private Zwei-Personen-Kanäle, ohne zusätzliche Administration. Sie werden über das Kontextmenü einer Nachricht oder der Benutzerliste erstellt. Benutzer können einen Direktnachrichten-Kanal verlassen; haben beide Benutzer ihn verlassen, werden der Kanal und sein Inhalt gelöscht.

3.1.2 Sprach- und Videoanrufe

Sprach- und Videoanrufe sind fest in i-net CoWork integriert: Das Plugin „CoWork Anrufe“ ist standardmäßig aktiv, und es ist kein zusätzlicher Server erforderlich. Voraussetzung ist ein Zugriff über HTTPS. Die Lizenz begrenzt weder die Zahl der Benutzer noch die der Teams oder Kanäle.

Anrufe nutzen WebRTC. Die Verteilung übernimmt der i-net CoWork-Server: Ein Anwender streamt z. B. sein geteiltes Video nur einmal an den Server, und dieser verteilt den Stream an alle anderen Teilnehmer. So bleibt der Datenverbrauch auf den Clients gering.

3.1.3 Bildschirmfreigabe

Benutzer können ihre Bildschirme in Echtzeit teilen und so Präsentationen, Dokumente oder Arbeitsabläufe zeigen. Je Client-Anwendung kann ein Benutzer in einem Kanal an einem Sprach- oder Videoanruf teilnehmen und mehrere Bildschirme gleichzeitig teilen. Von einem anderen Browser - auch auf einem anderen Gerät - kann derselbe Benutzer im gleichen oder in anderen Kanälen weitere Bildschirme teilen oder weitere Anrufe starten.

3.1.4 Meeting-Räume

Meeting-Räume dienen der Zusammenarbeit und Präsentation mit internen und externen Teilnehmern. Eingeladen wird über bereitgestellte Links; in der Sitzung können alle Bildschirme teilen, chatten und sich unterhalten. Gastkonten werden automatisch für Benutzer ohne bestehendes Konto erstellt und am Ende der Sitzung, beim Abmelden oder beim Löschen des Raums automatisch entfernt. Beim Schließen eines Raums werden alle Nachrichten und Dateien des Raums gelöscht. Für temporäre Meeting-Räume lassen sich außerdem Ablaufdaten festlegen, um externe Zusammenarbeit zeitlich zu begrenzen. Vor einem Meeting können Teilnehmer ihre Verbindung testen.

3.2 Weitere Kommunikationsfunktionen

3.2.1 Erwähnungen und Benachrichtigungen

Das Erwähnungssystem unterstützt @all für alle Kanal-Benutzer, @online für online verfügbare Benutzer, @group für Gruppen und @user für einzelne Benutzer. Bei Erwähnungen erhalten Benutzer automatisch Benachrichtigungen über Browser-Push oder die Benachrichtigungen des Betriebssystems; die Benachrichtigungseinstellungen lassen sich individuell konfigurieren. Eine Schreibstatus-Anzeige informiert Benutzer darüber, wenn jemand gerade eine Nachricht schreibt.

3.2.2 Reaktionen auf Nachrichten

Benutzer können mit Emojis auf Nachrichten reagieren. Im Kontextmenü werden die fünf zuletzt verwendeten Reaktions-Emojis für einen schnellen Zugriff angezeigt. Autoren erhalten Benachrichtigungen über Reaktionen mit Emoji und Benutzername. Auch benutzerdefinierte Emojis lassen sich als Reaktion verwenden.

3.2.3 Markdown-Unterstützung

Markdown-Unterstützung ermöglicht es, Nachrichten mit Formatierungen wie fett, kursiv, unterstrichen, Listen, Überschriften, Links und Code-Blöcken zu gestalten. Externe Links erhalten eine automatische Vorschau, und das Abspielen von Videos und GIF-Animationen ist konfigurierbar.

3.2.4 Emojis und GIF-Animationen

Der Chat wird durch einen Emoji-Picker und eine Emoji-Erkennung ergänzt. Eigene Emojis lassen sich als SVG-Dateien über die Konfiguration hinzufügen. GIF-Animationen stehen über das Klipy-Plugin zur Auswahl und per Bot-Befehl zur Verfügung.

3.2.5 Reaktionen und Hand heben in Anrufen

Reaktionen und die Funktion „Hand heben“ erweitern die Interaktion in Sprach- und Videoanrufen. Benutzer können mit Emojis reagieren, die über alle Bildschirme schweben, und die „Hand heben“-Funktion ermöglicht es, sich in ansonsten stummgeschalteten Gesprächen zu Wort zu melden. Wenn sich mehrere Teilnehmer melden, wird die Reihenfolge angezeigt, wenn man mit der Maus über die Anzahl der gehobenen Hände fährt.

3.2.6 Transkription

Gesprochenes in Sprach- und Videoanrufen wird live als Text angezeigt. Nach dem Anruf stehen eine Zusammenfassung sowie ein Download des vollständigen Transkripts inkl. Zusammenfassung als Markdown-Datei zur Verfügung. Die Funktion wird vom Administrator aktiviert; dafür lassen sich verschiedene Transkriptionsanbieter einbinden, auch ein eigener, OpenAI-kompatibler Endpunkt. Einrichtung und Optionen (z. B. Wahl der Spracherkennung) sind in der Dokumentation zur Transkription beschrieben.

3.2.7 Status und Abwesenheitserkennung

Es stehen verschiedene Statusoptionen (Online, Abwesend, Nicht stören, Unsichtbar und Offline) zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie einen benutzerdefinierten Statustext hinzufügen, um detaillierte Informationen bereitzustellen. Die Einstellungen bleiben auch nach einem Neustart des Clients erhalten. Im Unsichtbar-Modus werden unsichtbare Benutzer anderen als offline angezeigt.

Die automatische Erkennung stellt Benutzer nach konfigurierbarer Zeit von Online auf Abwesend um, wobei die fensterbasierte Erkennung Inaktivität bei minimierten oder im Hintergrund befindlichen i-net CoWork-Fenstern erkennt. Die optionale System-Integration nutzt die Abwesenheitserkennung des Betriebssystems; dafür fragt das System nach der Berechtigung „My device usage“. Die erweiterte Abwesenheitserkennung ist derzeit nur in Chrome verfügbar.

3.3 Technische Funktionen

3.3.1 Progressive Web App (PWA)

i-net CoWork funktioniert am besten mit den neuesten Versionen der Browser Google Chrome, Microsoft Edge, Brave, Firefox und Safari. Die Installation als Desktop-Anwendung erfolgt über Progressive Web Apps (PWA). Diese bieten eine native App-Erfahrung, ohne dass separate Clients installiert werden müssen. Der Browser bietet die Installation an, wenn die Voraussetzungen, vor allem HTTPS, erfüllt sind. Je nach Unterstützung durch den Browserhersteller gilt das für PCs mit Windows, macOS oder Linux ebenso wie für mobile Plattformen.

Da sich Benutzer über jeden aktuellen Browser anmelden, muss nur der Server installiert werden.

3.3.2 Skalierbare Videokonferenzen

i-net CoWork hat keine feste Teilnehmergrenze für Videokonferenzen. Die Anzahl der Teilnehmer wird durch die Server-Leistung und die verfügbare Bandbreite der Benutzer bestimmt.

Die zentrale SFU-Architektur (Selective Forwarding Unit) reduziert die Upload-Last der Clients, da jeder Stream nur einmal zum Server gesendet wird. Die Übertragungsqualität passt sich automatisch an die Verbindung jedes Teilnehmers an.

3.3.3 KI-Integration

Die Integration von KI-Funktionen erfolgt modular über das KI-Plugin und ermöglicht das Anbinden externer KI-Anbieter in die Anwendung. Sie haben hierbei die Wahl und können bereits im Unternehmen etablierte KI-Anbieter, z. B. OpenAI, Gemini und andere, verwenden. Auch ein im eigenen Netzwerk installierter KI-Anbieter lässt sich einbinden. Nach der Einrichtung des KI-Anbieters stehen in i-net CoWork KI-Bots bereit und beantworten Ihre Fragen direkt im Chat.

Volle Datenhoheit erreichen Sie mit einem lokal gehosteten Modell; bei externen Anbietern gelten deren Bedingungen.

3.3.4 Dashboard-Anwendung

Die Dashboard-Anwendung nutzt dieselbe plattformweite Übersicht wie in den anderen Produkten der i-net software GmbH: ein flexibles Raster aus Widgets mit Drag-and-Drop-Layout, verschiedene Diagramm- und Anzeigetypen, Echtzeit-Aktualisierung, Freigabe für Benutzer und Gruppen, Import/Export als .dashboard-Datei sowie System-Widgets für Betriebskennzahlen. CoWork-spezifische Widgets zeigen u. a. die Nachrichtenaktivität über einen konfigurierbaren Zeitraum und die Speichernutzung, damit Teams die Auslastung neben den Widgets zum Serverzustand im Blick behalten.

3.4 Automatisierung und Erweiterungen

3.4.1 Befehle und Aufgabenplanung

i-net CoWork bietet eine integrierte Aufgabenplanung mit Befehlen, die Standardaufgaben ausführen oder Daten aus externen Quellen abfragen können. Benutzer können auch eigene Plugins erstellen, die benutzerdefinierte Befehle bereitstellen. So lassen sich Workflows automatisieren und in bestehende Unternehmensprozesse einbinden. Bei KI-Anfrage-Jobs der Aufgabenplanung können aktivierte Tools ausgewählt und Antwortformate wie Text, HTML oder Markdown festgelegt werden.

CoWork Befehle: Der eingebaute Bot wird mit „/“ als erstem Zeichen einer Nachricht ausgelöst und zeigt automatisch alle verfügbaren Befehle zur Auswahl an; Befehle können auch direkt eingegeben werden. Weitere Befehle lassen sich über Plugins hinzufügen.

3.4.2 Warteschlange

Das Warteschlangen-Plugin fügt i-net CoWork eine strukturierte Beratungsabwicklung hinzu. Benutzer können eine virtuelle Warteschlange betreten und erhalten eine Nummer für ihre Anfrage, ähnlich wie bei einer Nummer im Bürgeramt. Der Empfänger wird benachrichtigt und kann die Anfrage bestätigen, sobald er Zeit hat, sie zu bearbeiten. Dies ermöglicht eine effiziente Priorisierung eingehender Anfragen innerhalb von Teams oder Organisationen.

3.4.3 i-net CoWork in Tickets

Mit dem CoWork-in-Tickets-Plugin kann jede Chat-Nachricht mit einem Klick in ein i-net HelpDesk-Ticket umgewandelt werden. Dies verbindet Team-Kommunikation mit strukturierter Ticketbearbeitung und ermöglicht es Support-Teams, Probleme direkt aus Gesprächen heraus zu erfassen, ohne das Werkzeug wechseln zu müssen.

4 Sicherheit und Datenschutz

Die Datensicherheit von i-net CoWork baut darauf auf, dass die Plattform in Ihrer eigenen Serverumgebung aufgesetzt und verwaltet wird. Damit bleiben die Chat- und Kommunikationsdaten der Kernplattform in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Umgebung.

Die gesamte Übertragung zwischen Browser und Server ist per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Sprach- und Videoanrufe über WebRTC funktionieren nur, wenn i-net CoWork über HTTPS aufgerufen wird, und sind damit ebenfalls per TLS verschlüsselt. Die Verschlüsselung endet an Ihrem eigenen Server; eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gibt es nicht.

Wenn Sie optionale KI- oder Transkriptionsfunktionen mit externen Anbietern nutzen, können die dafür übermittelten Inhalte von diesen Anbietern verarbeitet werden. Externe Dienste werden nur entsprechend der von Ihnen gewählten Konfiguration eingebunden.

4.1 Sicherheitsfunktionen

• Selbst gehosteter Betrieb: Unterstützt einen DSGVO-konformen Betrieb, da die Serveranwendung in Ihrer eigenen Umgebung läuft
• Lokale Speicherung der Kernplattform: Chat- und Kommunikationsdaten werden auf Ihrem Server gespeichert; optionale externe Integrationen erhalten nur die dafür übermittelten Daten
• Verschlüsselte Übertragung: Chat, Anrufe und Bildschirmfreigabe laufen über TLS (HTTPS)
• Zusätzliche Sicherheitsplugins: Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys und der Webserver Defender zum Schutz vor DoS- und Brute-Force-Angriffen stehen als kostenlose Plugins im Plugin Store bereit
• Auftragsverarbeitung: Für den Support stellt die i-net software GmbH als deutscher Hersteller einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit

4.2 Datenlöschung

Nachrichten, die von Anwendern gelöscht werden, werden sofort aus der Datenbank entfernt. Bereits vorhandene Backups enthalten sie, bis diese ablaufen. Meeting-Räume löschen beim Schließen alle Nachrichten und Dateien des Raums, und Direktnachrichten-Kanäle werden gelöscht, sobald beide Benutzer sie verlassen haben.

5 Administration und Betrieb

Die Administration erfolgt über eine webbasierte Oberfläche für die Verwaltung von Benutzern, Teams und Systemeinstellungen.

5.1 Benutzer- und Gruppenverwaltung

Die integrierte Benutzerverwaltung ermöglicht es Administratoren, Benutzer zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Benutzer können in Teams und Gruppen organisiert werden, wobei Berechtigungen den Zugriff im Detail steuern. Die Benutzerverwaltung lässt sich an bestehende Authentifizierungsumgebungen und Identitätsmanagementsysteme anbinden.

• Vollständige Benutzerkonten: Benutzer haben vollständige Konten mit mehreren Authentifizierungsmitteln
• Benutzerdefinierte Gruppen: Erstellung eigener Gruppen unabhängig von externen Authentifizierungssystemen
• Gruppenzuweisungen: Benutzer können mehreren Gruppen zugewiesen werden
• Berechtigungsverwaltung: Konfiguration von Berechtigungen für Anwendungen und Funktionen
• Effektive Berechtigungen: Überprüfung der kumulierten, effektiven Berechtigungen eines Benutzers
• DSGVO-Transparenz: Benutzer können Informationen einsehen, die über sie gespeichert sind

5.2 Team- und Kanal-Management

i-net CoWork ist in Teams und Kanäle strukturiert, wobei Teams organisatorische Einheiten darstellen und Kanäle die Kommunikationsräume innerhalb der Teams sind. Zugriffsrechte lassen sich je Team und Kanal steuern. Team-Administratoren müssen nicht Mitglied ihres Teams sein; ohne Mitgliedschaft haben sie keinen Lese- oder Schreibzugriff auf die Kanalinhalte.

Team-Verwaltung: Die Team-Erstellung erfolgt durch Benutzer mit der Berechtigung „CoWork Administration“. Jedes Team erhält einen oder mehrere Team-Administratoren mit eigenen Verwaltungsberechtigungen. Teammitglieder können sowohl einzelne Benutzer als auch Gruppen (z. B. Abteilungen) sein. Optional können globale Zugriffe für die Gruppe „Alle Benutzer“ bei entsprechender CoWork-Berechtigung gewährt werden. Durch diese administrative Trennung können Team-Administratoren Einstellungen vornehmen, ohne globale Admin-Rechte zu benötigen.

Kanal-Konfiguration: Alle Teammitglieder haben standardmäßig Zugriff auf alle Team-Kanäle, wobei Kanäle optional für eine Teilmenge der Teammitglieder konfiguriert werden können. Jeder Kanal kann eigene Beschreibungen und Icons zur visuellen Unterscheidung haben. Die Benutzerliste zeigt den Online-Status für bis zu 1.000 Benutzer pro Kanal an.

5.3 Authentifizierung

i-net CoWork unterstützt verschiedene Authentifizierungsmethoden, um sich in bestehende Unternehmensinfrastrukturen zu integrieren. Administratoren können Single Sign-On (SSO) konfigurieren und verschiedene Authentifizierungs-Backends wie LDAP, OAuth oder Active Directory einbinden. Benutzer und Gruppen lassen sich außerdem per SCIM v2 bereitstellen, zum Beispiel aus Microsoft Entra ID.

Ein Benutzer kann mehrere Login-Provider für dasselbe Konto nutzen, z. B. Windows AD und GitHub. Falls kein zentrales System verfügbar ist, werden Passwörter ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert, wobei die Regeln für die Passwortstärke konfigurierbar sind. Mit den Sicherheitsplugins (siehe Sicherheitsfunktionen) stehen Zwei-Faktor-Authentifizierung via App, E-Mail oder Hardware-Key sowie Passkeys für die Anmeldung ohne Passwort zur Verfügung.

5.4 Plugin-Management

Die modulare Architektur von i-net CoWork ermöglicht es Administratoren, Plugins zu installieren, zu konfigurieren und zu verwalten. Plugins werden über den Plugin Store installiert. Wenn der Server mit dem Internet verbunden ist, zeigt der Plugin Store verfügbare Plugins und Hinweise auf neuere Versionen an. Alternativ können Plugins per Sideload als Datei installiert werden, beispielsweise nach dem Download aus dem öffentlichen Plugin Store oder für Eigenentwicklungen.

5.5 Internationalisierung der Benutzeroberfläche

i-net CoWork unterstützt zurzeit Englisch und Deutsch für die Benutzeroberfläche. Weitere Sprachen können mithilfe eines integrierten Übersetzungstools selbst angelegt und gepflegt werden. Benutzer erhalten eine lokalisierte Version der Benutzeroberfläche, wenn eine Übersetzung für die Sprache des Browsers bzw. des Systems zur Verfügung gestellt wurde.

5.6 Systemüberwachung und Diagnose

Administratoren haben über spezielle Anwendungen Zugriff auf wichtige Server-Statistiken, während der Server in Betrieb ist. Hier wird unter anderem angezeigt:

• Sitzungsstatistiken: Wie viele Sitzungen es gab und aktuell gibt
• Chat-Statistiken: Wie viele Nachrichten pro Tag geschrieben werden, in welchen Kanälen derzeit Anrufe aktiv sind und welche externen Gäste im System angemeldet sind

Die Diagnose-Anwendung bietet direkten Zugriff auf die Logdateien und findet über eine Suche konkrete Einträge, z. B. für die Fehlerdiagnose.

5.7 Backup und Wartung

Das Wartungs-Backup sichert den aktuellen Stand von i-net CoWork einschließlich aller Nachrichten, Anhänge, hochgeladenen Dateien und Medien sowie der Team- und Kanal-Einstellungen. Über die Wartungsanwendung lassen sich Sicherungen automatisiert in regelmäßigen Abständen ausführen.

5.8 Schnittstellen und APIs

Die Integration von i-net CoWork, z. B. in externe Anwendungen, lässt sich mithilfe der Web-API umsetzen. Sie bietet JSON- und REST-basierte Endpunkte, die mit OpenAPI/Swagger-Annotationen dokumentiert sind, und deckt einen Großteil der Anwendung ab. Für KI-Funktionen ergänzt die plattformweite KI-WebAPI diese Schnittstelle um Endpunkte für Anbieter, Anfragen, Ressourcen und konfigurierte Skills. Die API-Dokumentation weiterer Plugins für eigene Erweiterungen finden Sie unter apidoc.inetsoftware.de.

6 Lizenzierung

6.1 Lizenzmodelle

i-net CoWork ist ein eigenständig lizenziertes Produkt. In jeder i-net HelpDesk-Lizenz ist i-net CoWork ohne Zusatzlizenz enthalten und Teil der Standardinstallation von i-net HelpDesk. Alle Lizenzen erlauben eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern ohne Kosten pro Benutzer. Sprach- und Videoanrufe sowie Meeting-Räume sind im Produkt enthalten. Jede Lizenz ist als Jahreslizenz mit allen Updates im Lizenzzeitraum oder als Dauerlizenz mit allen Updates der erworbenen Version erhältlich. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Produktseite.

Private Cloud und Public Cloud bezeichnen Umgebungen, die Sie selbst betreiben; i-net CoWork bleibt in jedem Fall eine selbst gehostete Installation.

Lizenz	Deployment	Benutzer	Lizenzeinheit
Server	Physischer Server, statische IP	Unbegrenzt	Je Server-Installation, keine Cloud/Container
Site	Firmen-Standort (DNS)	Unbegrenzt	Beliebig viele Installationen an einem Standort
Public Cloud	Vom Kunden bei einem Cloud-Anbieter (z. B. AWS, Azure, Google Cloud) betrieben, Port 80/443	Unbegrenzt	Je Knoten
Private Cloud	Vom Kunden im eigenen Netzwerk, VPN oder in einer VPC betrieben	Unbegrenzt	Je Knoten, vorkonfigurierte URL

Für den produktiven Betrieb in Containern (Docker) ist eine Site- oder Cloud-Lizenz erforderlich.

6.2 Voraussetzungen je Lizenztyp

6.2.1 Server-Lizenz

• Server muss physisch sein
• Server darf nicht in der Cloud (AWS/EC2, Azure) gehostet werden
• Server muss eine statische, physisch angeschlossene IP-Adresse haben
• Statische IP-Adresse darf nicht über einen WLAN-Adapter bereitgestellt werden
• Software darf nicht in containerisierter Umgebung (Docker, Kubernetes) laufen

6.2.2 Site-Lizenz

• Server muss einen Hostnamen haben, der über DNS verifizierbar ist (kein Internet erforderlich)
  • Beispiel: Lizenzierte Domäne ist internal.my-company.com
  • Hostname kann sein: testing.internal.my-company.com, production.internal.my-company.com, oder ähnlich
• ODER Server muss eine verifizierbare externe FQDN-Internet-Adresse haben (Reverse DNS Lookup)

6.2.3 Public-Cloud-Lizenz

• Server muss über Port 80 oder 443 (Standard-HTTP/S-Ports) vom Internet erreichbar sein
• Server muss eine verifizierbare externe FQDN-Internet-Adresse haben (DNS Lookup)

6.2.4 Private-Cloud-Lizenz

• Server muss über eine vorkonfigurierte URL erreichbar sein
• URL muss in der Konfiguration unter „Webserver“ → „Extern sichtbare URL“ eingestellt werden
• Die lizenzierte URL muss mit dem FQDN-Teil der konfigurierten URL übereinstimmen

7 Systemanforderungen

Bereich	Anforderung
Betriebssystem	Windows Server 2025, 2022, 2019, 2016; Windows 11, 10; Linux; macOS 13+ (jeweils 64 Bit)
Container	Docker (produktiv mit Site- oder Cloud-Lizenz)
Prozessor	mindestens Dual-Core-CPU, Quad-Core-CPU empfohlen
Arbeitsspeicher	4 GB RAM zusätzlich zu den Anforderungen aller anderen Komponenten auf dem Server
Festplatte	mindestens 5 GB freier Speicherplatz
Java	Die Java-VM (Eclipse Temurin) wird mitgeliefert
Grafische Oberfläche	auf dem Server nicht erforderlich
HTTPS	erforderlich für Sprach- und Videoanrufe und die PWA-Installation (Let's Encrypt ist integriert)
Datenbank	MongoDB nur für das optionale Cloud-Setup mit mehreren Knoten
Clients	aktuelle Versionen von Chrome, Edge, Brave, Firefox oder Safari; Mikrofon und optional Kamera für Anrufe

Die vollständigen Systemanforderungen stehen in der Online-Dokumentation. Die unterstützten Java-Versionen und Betriebssysteme je Version zeigt die Version-Support-Seite.

7.1 Installation

• Installationsprogramme für Windows, Linux und macOS
• Das Setup unterstützt die Installation per Dialog sowie als Textsetup, z. B. für Linux-Systeme ohne grafische Oberfläche
• Nach dem Download installieren und mit dem ersten Team starten

7.2 Docker-Installation

• Docker-Image von Docker Hub
• Schneller Start mit: docker run -d -p 7000:7000 -e CONF_listener__port=7000 --name cowork inetsoftware/i-net-cowork
• Im Test benötigt der Container Internetzugriff, um die Testlizenz abzurufen; ohne Internetzugriff wenden Sie sich bitte an den Support
• Lizenz für den produktiven Betrieb siehe Lizenzmodelle

8 Dokumentation und Support

8.1 Dokumentation

Die Online-Dokumentation beschreibt Installation, Konfiguration und Nutzung von i-net CoWork.

8.2 Versionssupport und Wartung

i-net CoWork erscheint jährlich in zwei Hauptversionen (x.4 und x.10). Die x.10-Versionen sind Long-Term-Support-Versionen (LTS):

Version	Allgemeiner Support	Kritische Fehlerbehebungen	Reguläre Fehlerbehebungen
x.10 (LTS)	bis zu 5 Jahre	bis zu 4 Jahre	bis zu 3 Jahre
x.4	bis zu 1 Jahr	bis zu 1 Jahr	bis zu 1 Jahr

Neue Funktionen sind nur in der jeweils nächsten Version verfügbar. Die aktuell unterstützten Versionen zeigt die Version-Support-Seite.

8.3 Support

Der Support begleitet Sie von der Evaluierung bis zum Rollout und darüber hinaus. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.

• E-Mail-Support: cowork@inetsoftware.de
• Support-Zeiten: Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr (MEZ/MESZ)
• Direkter Support durch das Team der i-net software GmbH

9 Begriffsklärungen

• Active Directory: Microsoft-Verzeichnisdienst für die zentralisierte Benutzerverwaltung
• API: Application Programming Interface - Programmierschnittstelle für die Kommunikation zwischen Anwendungen
• Aufgabenplanung: Integriertes System zur Automatisierung von Aufgaben und Workflows
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Vertrag nach Art. 28 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag
• Bot: Automatisiertes Programm, das in Kanälen oder Direktnachrichten agiert und spezifische Aufgaben erledigt
• Dauerlizenz: Unbefristete Lizenz für die erworbene Version inklusive aller Updates dieser Version
• Direktnachrichten: Private Kommunikation zwischen einzelnen Benutzern außerhalb von Teams und Kanälen
• Docker: Container-Technologie zur plattformunabhängigen Bereitstellung von Anwendungen
• Docker Hub: Cloud-basierte Registry für Docker-Container
• DoS: Denial of Service - Angriff, der einen Server durch Überlastung unerreichbar machen soll
• DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung - EU-weite Rechtsverordnung für den Schutz personenbezogener Daten
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Verschlüsselung, bei der nur Sender und Empfänger die Inhalte entschlüsseln können, nicht der Server
• FQDN: Fully Qualified Domain Name - vollständiger Domain-Name mit Hostname und Domain
• Gastkonto: Temporäres Konto für Teilnehmer ohne eigenes Benutzerkonto, das nach der Sitzung automatisch entfernt wird
• Hand heben: Funktion zum virtuellen Handheben in Sprach- und Videoanrufen für Wortmeldungen
• HTTPS/TLS: HTTP Secure / Transport Layer Security - Protokolle für die verschlüsselte Datenübertragung
• Jahreslizenz: Auf ein Jahr befristete Lizenz inklusive aller Updates im Lizenzzeitraum
• Kanäle: Kommunikationsräume innerhalb von Teams für themenspezifische Diskussionen und Zusammenarbeit
• KI: Künstliche Intelligenz - Technologie zur Simulation menschlicher Intelligenz in Computersystemen
• Klipy: Online-Plattform für GIF-Animationen und kurze Videos, in i-net CoWork über das Klipy-Plugin angebunden
• Knoten: Einzelne Server-Instanz in einer Cloud-Umgebung; Lizenzeinheit der Cloud-Lizenzen
• Kubernetes: Container-Orchestrierungsplattform für die Verwaltung von Container-Anwendungen
• LDAP: Lightweight Directory Access Protocol - Protokoll für den Zugriff auf Verzeichnisdienste
• Let's Encrypt: Kostenlose Zertifizierungsstelle für TLS-Zertifikate, in i-net CoWork integriert
• LTS: Long-Term Support - Version mit verlängertem Supportzeitraum (bei i-net CoWork die x.10-Versionen)
• Markdown: Leichtgewichtige Auszeichnungssprache für die Formatierung von Textnachrichten
• Meeting-Räume: Räume für Besprechungen und Präsentationen mit internen und externen Teilnehmern, Gastzugang über Einladungslinks
• OAuth: Offener Standard für sichere Autorisierung zwischen Anwendungen
• On-Premises: Installation und Betrieb von Software auf eigener Hardware im Unternehmen
• OpenAPI/Swagger: Standards für die Dokumentation und Spezifikation von REST-APIs
• Passkey: Moderne Authentifizierungsmethode ohne Passwort, basierend auf kryptografischen Schlüsseln
• Plugin: Eine funktionale Erweiterung der i-net CoWork-Plattform für zusätzliche Funktionen und Integrationen
• Plugin Store: Zentrale Anlaufstelle für Updates und Installation neuer Funktionen
• Private Cloud: Vom Kunden selbst betriebene Umgebung im eigenen Netzwerk, VPN oder in einer eigenen VPC
• Public Cloud: Vom Kunden selbst betriebene Installation bei einem öffentlichen Cloud-Anbieter (Hyperscaler) wie AWS, Azure oder Google Cloud
• PWA: Progressive Web App - eine webbasierte Anwendung, die sich wie eine native App verhält und auf dem Gerät installiert werden kann
• Reaktionen: Emoji-basierte Reaktionen auf Nachrichten zur schnellen Kommunikation
• REST: Representational State Transfer - Architekturstil für Web-Services und APIs
• Server-Lizenz: Lizenz für eine Installation auf einem physischen Server mit statischer IP-Adresse
• SCIM: System for Cross-domain Identity Management - Standard für die automatische Bereitstellung von Benutzern und Gruppen
• SFU: Selective Forwarding Unit - Server-Architektur für effiziente Video-/Audio-Übertragung in Echtzeit
• Sideload: Manuelle Installation eines Plugins als Datei, z. B. nach dem Download aus dem öffentlichen Plugin Store oder für Eigenentwicklungen
• Site-Lizenz: Lizenz für beliebig viele Installationen an einem Firmenstandort, geprüft über DNS
• SSO: Single Sign-On - Authentifizierungsverfahren für einmalige Anmeldung an mehreren Systemen
• Streaming: Kontinuierliche Übertragung von Audio- oder Videodaten in Echtzeit
• Teams: Organisatorische Einheiten in i-net CoWork, die Benutzergruppen zusammenfassen und Berechtigungen verwalten
• Transkription: Umwandlung von Gesprochenem in Text, in i-net CoWork live während Sprach- und Videoanrufen
• VPC: Virtual Private Cloud - abgeschottetes privates Netzwerk bei einem Cloud-Anbieter
• VPN: Virtual Private Network - verschlüsselte Verbindung in ein privates Netzwerk
• Warteschlange: Plugin für eine strukturierte Beratungsabwicklung mit Wartenummern
• Wartungsanwendung: Anwendung für Backups und Wartungsaufgaben des Servers
• Web-API: REST-basierte Schnittstelle von i-net CoWork für die Integration in andere Anwendungen
• WebRTC: Web Real-Time Communication - Browser-Standard für Sprach- und Videoübertragung in Echtzeit
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Die Zugangsberechtigung eines Nutzers basiert auf einer Kombination aus zwei unterschiedlichen, voneinander unabhängigen Identifikationskomponenten.

10 Über uns

Die i-net software GmbH mit Sitz in Berlin ist seit 1996 ein zuverlässiger Anbieter von Java-basierten Softwarelösungen. Unser Produktportfolio umfasst Tools für Reporting, Helpdesk, Dokumentenabgleich und DSGVO-konforme selbst gehostete Teamkommunikation, die weltweit eingesetzt werden.

Im Mittelpunkt unseres Unternehmens steht die Verpflichtung zu technischer Exzellenz, langfristiger Produktqualität und Kundenzufriedenheit. Unser erfahrenes Team aus Entwicklern, Designern und Beratern setzt sich mit Leidenschaft dafür ein, dass unsere Software robust, benutzerfreundlich und für die heutigen geschäftlichen Herausforderungen relevant bleibt.

Unser Support ist dabei intensiv bemüht, für jeden Kunden die passende Lösung zu finden. Bei der Entwicklung spielt die Security der Software für uns eine entscheidende Rolle und für die Qualität werden die Standards von „Made in Germany“ umgesetzt.